Software
Cómo migrar de Excel u otro sistema sin perder información
- Equipo Vellis
- Actualizado el
- 5 min de lectura
Respuesta corta
Una migración sale bien cuando se hace en este orden: exportar todo lo que permite tu sistema actual, limpiar duplicados y teléfonos, decidir qué historial vale la pena pasar, importar primero en una cuenta de prueba, revisar con casos reales y fijar un día de arranque con inventario contado. Lo que no se migra se archiva, no se borra.
En esta guía
- Por qué fallan las migraciones
- Paso 1: haz el inventario de tu información
- Paso 2: exporta todo lo que puedas
- Paso 3: limpia antes de importar
- Paso 4: decide qué historial pasa
- Paso 5: importa primero en una cuenta de prueba
- Paso 6: elige el día del arranque
- Paso 7: avisa a tus clientes
- Qué hacer con lo que no se migra
- Checklist de migración
- Cómo se hace en Vellis
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Por qué fallan las migraciones
Cambiar de sistema da miedo por una razón concreta: perder información o quedarse una semana sin poder trabajar. Casi siempre las migraciones fallan por lo mismo: se intenta pasar todo de golpe, sin limpiar, sin probar y con el negocio abierto. Esta guía propone el orden inverso: decidir qué vale la pena, limpiar, probar y arrancar en un día elegido.
Paso 1: haz el inventario de tu información
Antes de exportar nada, haz una lista de dónde vive cada dato hoy. En muchos negocios está repartido:
| Dato | Dónde suele estar | ¿Se migra? |
|---|---|---|
| Clientes (tutores) | Excel, sistema anterior, contactos del celular | sí, siempre |
| Mascotas | sistema anterior o la misma hoja de clientes | sí, siempre |
| Vacunas y próximos refuerzos | sistema anterior, cartillas en papel | sí: son los recordatorios del próximo año |
| Historial clínico | sistema anterior | lo que permita exportar; el resto se archiva |
| Catálogo de servicios y precios | lista impresa, Excel | sí, revisado |
| Inventario | Excel o sistema anterior | sí, con conteo físico el día del arranque |
| Citas futuras | agenda en papel, Google Calendar, sistema | sí |
| Saldos de clientes (adeudos y anticipos) | libreta, Excel | sí, revisados uno por uno |
| Paquetes vigentes (baños, day pass, sesiones) | libreta, tarjetas de sellos | sí, con los pases que le quedan a cada cliente |
| Ventas anteriores | sistema anterior | opcional, para reportes comparativos |
Paso 2: exporta todo lo que puedas
Pide a tu sistema actual las exportaciones en Excel o CSV. La mayoría de los sistemas permiten exportar clientes, mascotas, productos y ventas; el historial clínico completo a veces sólo sale en PDF por paciente. Si tu proveedor no te deja exportar, pídelo por escrito: tu información es tuya.
Paso 3: limpia antes de importar
Limpiar es el 70% del trabajo y lo que hace la diferencia. Revisa:
- Duplicados: el mismo tutor con dos registros («Ana López» y «Ana Lopez M.»). La forma más confiable de detectarlos es el teléfono celular a 10 dígitos.
- Teléfonos: un formato único, sin espacios, guiones ni «044». Sin teléfono válido no hay recordatorios por WhatsApp.
- Nombres y correos: mayúsculas y acentos consistentes; correos con formato válido.
- Mascotas huérfanas: mascotas sin tutor asociado.
- Mascotas fallecidas o clientes que ya no vienen: márcalos, no los borres.
- Catálogo: elimina servicios duplicados y precios viejos; aprovecha para ordenar por talla o categoría.
- Datos fiscales: nombre, RFC, código postal y régimen exactamente como en la constancia, o déjalos vacíos para pedirlos de nuevo.
Paso 4: decide qué historial pasa
No todo el historial vale lo mismo. Una regla práctica:
- Vacunas y refuerzos: siempre, porque generan los recordatorios.
- Alergias, alertas de manejo y enfermedades crónicas: siempre.
- Notas de consulta de los últimos 2 o 3 años: si el sistema anterior las exporta en un formato usable.
- Notas más antiguas: archivadas en PDF y accesibles, sin migrar campo por campo.
Paso 5: importa primero en una cuenta de prueba
Nunca importes directo en la cuenta con la que vas a operar. Haz una importación de prueba y revisa con casos reales:
- Busca a tus cinco clientes más frecuentes: ¿están completos, con sus mascotas?
- Busca un perro que sepas que tiene refuerzo de vacuna el próximo mes: ¿aparece el recordatorio?
- Revisa un cliente con saldo y uno con paquete vigente.
- Agenda, cobra y factura una venta de prueba.
Si algo no cuadra, corrige el archivo y vuelve a importar. Es mucho más barato corregir aquí que con el negocio operando.
Paso 6: elige el día del arranque
Elige un día de baja actividad (un lunes temprano o un día después de un puente) y prepara:
- Conteo físico de inventario la noche anterior, para arrancar con existencias reales.
- Corte de caja en el sistema anterior.
- Saldos y paquetes confirmados.
- Citas futuras pasadas al nuevo sistema.
- El equipo capacitado con un ejercicio real: recibir, atender, cobrar.
Durante la primera semana deja el sistema anterior en sólo lectura para consultas, pero no registres nada nuevo ahí: dos sistemas vivos generan datos que no cuadran.
Paso 7: avisa a tus clientes
Un mensaje sencillo evita confusiones: «Estrenamos sistema. A partir de hoy recibirás tus recordatorios desde este número». Aprovecha para pedir el permiso de recibir mensajes por WhatsApp a quien no lo haya dado y para actualizar datos fiscales.
Qué hacer con lo que no se migra
Siempre queda algo que no vale la pena pasar campo por campo: notas muy antiguas, fotos sueltas, reportes del sistema anterior. No lo borres:
- Guarda las exportaciones originales y los PDF por paciente en una carpeta con respaldo, ordenada por nombre del tutor o número de expediente.
- Anota en la ficha de cada paciente migrado que tiene «historial anterior archivado», para que el médico sepa que existe.
- Conserva al menos la información que respalde ventas y facturas durante el plazo que te indique tu contador.
- Si el sistema anterior cobra por mantener tu cuenta, descarga todo antes de cancelarla.
Checklist de migración
| Antes | El día | Después |
|---|---|---|
| Copia intacta de las exportaciones | Conteo de inventario | Revisar recordatorios de la primera semana |
| Duplicados y teléfonos limpios | Corte de caja | Comparar ventas del primer mes |
| Importación de prueba revisada | Citas y saldos confirmados | Sistema anterior en sólo lectura |
| Equipo capacitado | Aviso a clientes | Cancelar el sistema anterior cuando ya no haga falta |
Cómo se hace en Vellis
La migración está incluida: nos envías las exportaciones de tu sistema actual (QVET, OKVET, GUMI u otro) o tu hoja de Excel, las revisamos contigo, acomodamos columnas, detectamos duplicados y te mostramos qué entra y qué no antes de importar. Trabajas con tus datos reales durante los 7 días de prueba; si te quedas, sigues con todo cargado.
Para hacerlo tú, Vellis permite descargar la hoja de tu catálogo, inventario, clientes o mascotas, editarla en Excel y volver a subirla: primero muestra qué cambiaría renglón por renglón, sin escribir nada, y sólo al aprobarlo lo aplica, dejando constancia en la bitácora. También puedes importar tu padrón y tus ventas anteriores desde una hoja. Importar y exportar datos viene en todas las ediciones. Más en Cámbiate a Vellis y en Planes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pasar mis clientes de Excel a un software veterinario?
Sí. Limpia antes los duplicados y los teléfonos, importa primero en una cuenta de prueba y revisa con casos reales antes de operar.
¿Se puede migrar el historial clínico?
Depende de lo que permita exportar tu sistema anterior. Vacunas, alergias y alertas siempre conviene migrarlas; las notas antiguas pueden archivarse en PDF.
¿Cuánto tarda una migración?
Depende del volumen y de qué tan limpios estén los datos. Lo que más tiempo toma es limpiar duplicados y teléfonos; la importación en sí es lo más rápido.
¿Tengo que cerrar el negocio para migrar?
No. Elige un día de baja actividad, cuenta el inventario la noche anterior y deja el sistema anterior en sólo lectura la primera semana.
¿Qué hago con los paquetes que mis clientes ya pagaron?
Pásalos con los pases que le quedan a cada cliente y su vigencia original, y confírmalo con el cliente en su siguiente visita.
Fuentes
- DOF: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (20 mar 2025) (abre en otra pestaña) · consultado el
- Meta for Developers: Getting opt-in for WhatsApp (abre en otra pestaña) · consultado el
Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de tu contador, abogado o médico veterinario. Si ves un dato desactualizado, escríbenos y lo corregimos.